实物档案是在学校教学、科研、管理等各项活动中形成的、具有保存价值的物品，它与纸质、声像等其他载体的档案一样，是学校广大师生员工辛勤劳动的结晶，是学校各项活动真实、形象的记录。它的保存与展示，为学校教育和历史研究提供了珍贵史料，也是学校对广大师生员工进行教育、对外交流的窗口之一。

一、实物档案的归档必须完整、准确、系统，各有关部门应及时将反映学校性质的重大活动和重大事件的实物档案向综合档案室移交。

二、实物档案属学校财产，任何部门和个人不得把实物档案占为已有。

三、实物档案归档范围包括：

1．上级领导来校视察、指导工作的题词、赠言手迹。

2．在我校召开的各种重要国际、国内学术会议的有关领导及国外友人的题词、赠言及签名簿。

3．学校及各学院、各职能部门不同时期的印章。

4．学校从事教学、科研、管理和对外服务各项活动（包括文艺、体育各种比赛）中获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、奖励证书（市级以上）。

5．国际友人和校友赠送给我校的礼品、纪念品。

6．反映学校不同阶段的校徽、纪念章等（样品）。

7．学校根据特殊需要通过征集等方式获得的具有保存和利用价值的特定物品。

四、实物档案的归档，要求保证实物的完整、整洁、干净，注意防火、防潮、防尘。

五、凡属综合档案室统一保存的实物档案，有关部门如有需要可以办理借出手续，但时间不得超过半年。在陈列中如有损坏、遗失等情况或逾期不交还者，学校给予通报批评，并按实物价值予以经济处罚。

六、实物档案必须科学管理，有序存放，并要编制系统、完整的案卷目录和检索工具，做到查找方便。

七、保存实物档案的库房要有必要的防护措施，其管理人员必须严格执行安全和保密制度。