电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明；归档电子文件是指具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。电子文件是反映学校各项工作的真实记录和宝贵资料，任何部门和个人不得据为已有。

一、电子文件的归档范围按照本校制定的各归档部门纸质文件归档范围执行。此外，还包括有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等。

二、电子文件的形成部门要按照综合档案室的要求，做好本部门电子文件的形成、积累、鉴定及归档等工作，并按时向综合档案室移交。

三、归档电子文件必须保证其真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性。归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。

四、电子文件归档应当明确时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。部门形成的电子文件归档前应检查、清除计算机病毒，并注明是否经过检查和清毒处理。

五、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致，并要与纸质或其他载体形式的文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

六、对只有电子签章的电子文件，归档时应当附加具有法律效力的非电子签章，以保证电子文件的凭证作用。对电子文件中使用可靠电子签名的数据电文，不需要再度签名确认。

七、归档电子文件应符合格式要求。文本文件以XML、RTF、TXT、PDF为通用格式，依现阶段实际情况，Microsoft Office Word、WPS文字等其他文字处理软件所产生的文件在记录版本信息情况下也可以直接归档；图像文件以JPEG、TIFF为通用格式；影像文件以MPEG、AVI为通用格式；声音文件以WAV、MP3为通用格式；其他类型电子文件的归档格式另行规定。

八、电子文件的归档可直接上传至本校档案管理系统，也可使用耐久性好的载体。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

九、为保证电子文件的安全性，防止因灾难、意外可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存。具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件或缩微品等，同步归档保存。

十、归档的电子文件要采用专门的技术手段和保护设备进行保管。归档的电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%，距离强磁物10米以上并隔离有害气体。