一、 编制的目的和依据
为了推动我校档案工作向标准化、规范化发展，促进档案业务建设，更好地为学校各项工作服务。根据国家教委《高等学校档案实体分类法》，结合我校工作实际，特制定本方案。
二、 类目设置和标识
本校产生的全部档案，根据其产生的领域范畴记述的内容和性质，可划分为十二个大类，确定十二个一级类目，一级类目标识采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“XZ”即“行政”， “DQ”即”党群”，每个一级类目下设二级类目。二级类目标识采用双位制的阿拉伯数字。
三、 类目名称：
1.DQ 党群
党委综合 DQ11 组 织 DQ12 纪 检 DQ13
监察审计 DQ14 宣 传 DQ15 工 会 DQ16
团 委 DQ17 学工处 DQ18
2.XZ 行政
行政综合 XZ11 人 事 XZ12 网络教育技术中心 XZ13
保 卫 XZ14 档 案 XZ15 图 书 XZ16
后 勤 XZ17 医 院 XZ18 企 业 XZ19
3、JX 教学
教学综合 JX11 学科与实验室建设 JX12
课堂教学与教学实践 JX13 学 籍 JX14 学 位 JX15
教 材 JX16 招 生 JX17 就 业 JX18
体育工作 J X19 教学督导 JX20
继续教育学院 JX21
JX2101 （继教综合） JX2102（继教学籍） JX2103 （继教学位）
JX2104 （继教招生） JX2105（继教就业） JX2106 （继教其它）
4.KY 科研
科研综合 KY11 项 目 KY12 论文著作专利 KY13
5.JJ 基建
基建综合 JJ11 项 目 JJ12 底 图 JJ13
6.WS 外事
外事综合 WS11 出 国 WS12 来 院 WS13
国际合作与会议 WS14
7.SB 设备
设备综合 SB11 项 目 SB12
8.CB 出版
校 报 CB11 学 报 CB12
9.CP 产品生产与开发
综 合 CP11 项 目 CP12 底 图 CP13
10.CK 财会
综 合 CK11 会计报表 CK12 会计帐薄 CK13
会计凭证 CK14 工资清册 CK15
11.SX 声像
照 片 SX11 光 盘 SX12 磁 盘 SX13
录 音 带 SX14 录 像 带 SX15 胶 片 SX16
12.SW 实物
证 书 SW11 奖 牌 SW12 奖 杯 SW13
锦 旗 SW14 礼 品 SW15
四、 档案的标识模式
（一）党群 （DQ） 学校党务综合管理职能部门在工作中形成的文件材料，按件依次排列。
档案的标识模式为：
5 ——XXXX——DQ11—1-n
全 年 一二 件
宗
号 度 级 级 号
（二）行政 （XZ） 学校行政综合管理职能部门在工作中形成的文件材料，按单份文件归档。模式为：同上。
例如：2002年校长办公室的档案，属行政机构，可标为：
5—2002—XZ11—1-n
（三）教学 （JX） 学校在教学管理活动中形成的文件、图表等材料。根据学校各教学管理部门自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学活动的特点，按件依次排列。
档案的标识模式为：
5 ——XXXX——JXXX—1-n
全 年 一 二 件
宗 度 级 级 号
(四) 科研（KY） 学校在科研工作活动中所产生文字、图表、声像等材料。归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，兼顾不同学科、专业、科研文件材料的不同特点和成套性。按卷依次排列
档案的标识模式为：
5 ——XXXX——KYXX—1-n
全 年 一 二 卷
宗 度 级 级 号
例如：2004年科研项目第三卷，可标为：
5—2004—KY12—3
（五）基建（JJ） 在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中所形成的文字、图表等材料。根据基建档案的文件材料构成、形成规律和特点，保持其有机联系，按卷依次排列。
档案的标识模式为：
5 ——XXXX——JJXX—1-n
全 年 一 二 卷
宗 度 级 级 号
案卷号按最下位类目流水，综合管理文字材料用自然年度，项目用竣工年度。
（六）外事（WS） 学校在外事管理、涉外教学、国际合作、出国（境）学习访问等活动形成的不同载体的文件材料，按件依次排列。
档案的标识模式为：
5 ——XXXX——WSXX—1—n
全 年 一二 件
宗 度 级 级 号
（七）设备 （SB） 作为学校固定资产单件十万元以上的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、改报废等全部活动过程中所形成的、具有保存价值的文字、图表等材料。按卷依次排列。
档案的标识模式为：
5 ——XXXX——SBXX—1—n
全 年 一 二 卷
宗 度 级 级 号
（八） 出版（CB）出版档案要特别注意出版材料的成套性特点，根据出版档案的内容结构形成特点，按件依次排列。
档案的标识模式为：
5 ——XXXX——CBXX—1-n
全 年 一 二 件
宗 度 级 级 号
（九）产品生产与开发 （略）
（十）财会（CK） 学校在财会管理和会计活动中所形成的有价值的文字材料、凭证、账簿、报表等。对归档的文件材料，应遵循其自然形成规律、保持其有机联系，根据财会档案的类型特点，编制用于组成档号的二级类目，按件依次排列。
档案的标识模式为：
5 ——XXXX——CKXX—1-n
全 年 一 二 件
宗 度 级 级 号
（十一）声像（SX） 声像档案记录学校教学、科研、管理等活动的具有保存价值和凭证作用的专门载体及其配套的文字材料。按件编制流水号。
档案的标识模式为：
5 ——XXXX——SXXX—1-n
全 年 一二 件
宗 度 级 级 号
(十二)实物(SW) 实物档案是指以物质实体为载体，反映本单位历史真实面貌的特定物品。一般包括奖品、校际交流中收受的礼品及学校发展中有纪念意义的物品等。按件编制流水号。
实物档案要编写内容简介。简介内容包括四部分：颁发时间、地点；颁发级别、所获奖项全称；事迹摘要；颁、领奖情况概述。
档案的标识模式为：
5 ——XXXX——SWXX—1-n
全 年 一 二 件
宗 度 级级 号