一、校内外单位和个人持有介绍信、工作证、身份证等合法证明，在说明利用档案的目的和范围并办理登记手续后，均可借阅、利用未涉密的档案。
二、如需借阅利用涉密档案，须经校办分管领导同意，借阅利用重要涉密档案时须经主管校领导审查同意。
三、档案利用者应履行登记手续，填写利用者的姓名、单位、利用档案的目的和内容等。
四、利用者如需复制档案，由综合档案室工作人员负责办理。
五、查阅他人的科研成果（论文）、教学成果等涉及课题项目的档案时，须事先征得原归档单位负责人（课题负责人、论文作者）同意并出具证明，必要时报请分管校领导审查批准。
六、查阅档案材料一般在阅览室进行，借阅人不得擅自将案卷带出室外，禁止在库房和阅览室内吸烟、饮食和大声喧哗。
七、如确因工作需要须借出档案时，须经校办分管领导同意。档案借出时间原则上不超过五个工作日，到期须办理续借手续。如特殊原因需长期（不超过一年）借用，应递交由借用部门负责人签字的书面申请，经分管校领导同意，方可借出。借用人必须对档案的安全、完整和保密负责。
八、档案利用者对所查阅的档案应妥善保管，阅读案卷时严禁拆卷、撕毁、抽页、涂改、圈划、污损、加注、摘抄、拍照、转借他人等，防止档案内容失密泄密，并保证档案的安全、整洁。归还中如发现有转借、损毁、丢失等情况，应及时向领导报告，依照《档案法》和有关规定追究责任，严肃处理。
九、港澳台同胞、海外华侨、外籍友人或者境外组织利用本室已开放的档案前，须经学校外事部门介绍以及校办分管领导同意。
