（2021年修订版）
第一章 总 则
第一条 为了加强学校档案管理工作，充分发挥档案的作用，更好地服务于学校教学、科研、管理等各项工作，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《普通高等学校档案管理办法》《湖北省档案管理条例》和《重大活动和突发事件档案管理办法》等规定，特制定本办法。
第二条 本办法所称的档案，是指学校在教学、科研、党政管理以及其他各项社会活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 学校档案属国家和学校所有，是学校的国有资产，由学校综合档案室集中统一管理。
第四条 档案工作是学校的重要基础性工作，学校应加强领导和管理，将之纳入学校整体发展规划，列入议事日程。
第五条 全校各单位、部门、个人应当遵守《中华人民共和国档案法》和本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。
第二章 管理体制和机构设置
第六条 学校档案工作在上级教育行政管理部门和业务主管部门的领导下开展工作，接受上级档案行政部门的业务指导、监督和检查。
第七条 学校档案工作在校党委的领导下，由党委书记分管。成立武汉职业技术学院档案工作委员会，党委书记、校长任组长，其他校领导任副组长，各单位、部门主要负责人为成员。主要负责组织协调、研究解决学校档案工作中的重大问题。
第八条 校内各单位、部门应明确一名负责人分管本部门档案工作，并指定一名部门档案员，负责本部门档案的收集、整理、立卷、保管和移交工作。
第九条 学校综合档案室是学校档案工作的职能管理部门，是永久保存和提供利用本校档案的专门机构，负责对全校档案工作统筹规划，制度建设，统一管理，具体指导、监督与检查等。
第十条 学校综合档案室的基本任务：
（一）认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》以及党和国家关于档案工作的各项方针、政策，执行上级主管单位下达的各项有关档案工作的指令和标准规范，完成各项档案工作任务；
（二）遵照上级有关要求，围绕学校中心工作，建立健全学校档案工作的规章制度和业务规范，对校内各单位、部门档案工作进行监督、指导和检查；
（三）做好全校档案及有关资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作；
（四）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（五）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，不断增强师生员工的档案意识，充分发挥档案的文化教育功能；
（六）对校内各单位的档案工作实行统一管理，做好全校部门档案员的定期业务培训工作，开展档案工作检查、目标考核；
（七）建立全校档案信息网络，开展档案信息咨询服务活动，主动为利用者提供史料素材，为学校领导决策提供参考依据；
（八）开展国内外档案学术研究和交流活动，积极结合实际开展档案理论研究，不断提高工作人员的业务素质和服务管理水平；
（九）负责档案的安全保密及综合档案室的“十防”安全管理工作。
第三章 经费、库房和设备
第十一条 档案工作所需经费单列，每年列入学校年度预算。
第十二条 学校应为档案工作提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，库房应配齐防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗等设施设备。
第四章 档案管理
第十三条 实行纸质档案与电子档案同步归档。学校档案材料的归档范围分为十四大类：
（一）党群类：学校党务部门在工作中形成的文件材料。
（二）行政类：学校行政管理部门在工作中形成的文件材料。
（三）学生类：学校在学生教育管理工作中收集的关于学生成绩和学籍异动（升级、留学、休学、复学、转学、退学）等相关材料。
（四）教学类：学校在教学管理、教学实践和教学研究等工作中形成的文件材料。
（五）科研类：学校在科学研究、技术服务等工作中形成的文件材料。
（六）基建类：学校在基建管理和基建项目中形成的文件材料。
（七）设备类：学校在资产和仪器设备管理及采购过程中形成的文件材料。
（八）出版类：学校定期公开出版发行的刊物。
（九）外事类：学校在对外合作与交流及港澳台工作中形成的文件材料。
（十）资助类：学校在学生资助管理工作中形成的具有保存价值的文件材料。
（十一）财会类：学校在财务管理工作和会计核算活动中形成的文件材料和财务凭据。
（十二）声像类：学校在教学、科研、管理、服务工作中形成的具有保存价值和凭证作用的照片、录音、录像等。
（十三）实物类：学校在各项办学中形成的有保存价值的证书、奖牌、奖杯、锦旗、字画、纪念品、止印章等。
（十四）重大活动与突发事件类：学校举办或协办重大活动、应对突发事件过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等。
以上各类归档范围，详见《武汉职业技术学院档案实体分类实施细则》。
第十四条 学校实行部门立卷制度。校内各单位、部门档案员应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，系统整理、组卷、拟写案卷标题、编排页号，填写卷内目录后，完整系统地向学校综合档案室移交，档案室负责指导校内各单位、部门立卷归档工作。
第十五条 归档的纸质档案应为材料原件，质地优良，书绘工整，声像清晰，符合档案有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894-2002）执行。
第十六条 学校对科研成果、基建工程等重大项目建设进行鉴定验收时必须有档案员参加，有关业务主管部门应会同档案部门对归档的文件材料加以审查，签署意见。文件不完整、不准确、不系统的项目，不予验收，不予上报成果。
第十七条 学校各类档案的归档时间原则上要求为：
（一） 学校各职能部门在次年6月底前归档；
（二） 各教学单位在当年12月31日前归档；
（三） 科研类在项目完成后两个月内归档；
（四） 基建类在项目完成后三个月内归档；
（五） 重大活动和突发事件在相关工作结束6个月内完成归档。
第十八条 学校综合档案室应采用专业的档案保护技术，防止档案破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案应当及时修复或复制。对重要珍贵档案应当尽快进行数字化处理，加工成电子档案保管。
第十九条 学校按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定，将档案保管期限分为“永久” “30年” “10年”三种。对保管期满，失去保管价值的档案，须经档案鉴定销毁领导小组逐卷逐件审查，填写档案销毁清册，报分管校领导审批后，方可实施销毁。销毁档案鉴定小组指定两名以上监销人员。监销人员要根据档案销毁清册认真清点核实，待确认无误后，方可在指定地点销毁，并在档案销毁清册上签名，注明日期。档案销毁清册要永久保存。
第二十条 经鉴定确有保存价值、需要延长保管期限的档案，应重新规定保管期限，其保管期限从第一次鉴定的年限计算。
第二十一条 学校综合档案室应认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第五章 服务利用与开放
第二十二条 学校综合档案室本着“为党管档、为校守史，全心全意为师生群众服务”的宗旨，对持有合法证明的单位和个人，在明确档案利用目的和范围并登记后，均可查阅利用属于开放范围内的档案。
第二十三条 学校综合档案室应设立专门的阅览室，为档案的利用与开放创造良好的外部环境。及时编制开放档案目录、全宗介绍、档案室指南等，为利用者服务。
第二十四条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请学校办公室审查批准。需要利用的档案如涉及重大问题或国家机密的，应当经学校保密工作部门批准。
第二十五条 学校综合档案室应当按照国家有关规定公布档案信息。未经学校授权，其他任何组织或个人无权公布学校档案信息。属下列情况之一者，不对外公布：
（一） 涉及国家秘密的；
（二） 涉及专利或者技术秘密的；
（三） 涉及个人隐私的；
（四） 档案形成单位规定限制利用的。
第六章 考核、奖励与处罚
第二十六条 学校不断建立健全档案工作绩效评估制度。对下列情形进行表彰和奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三） 在档案研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四） 将重要或珍贵的档案捐赠给学校的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第二十七条 有下列行为之一的，学校应当对单位、部门的主管负责人和直接责任人依法给予处理；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损毁、丢失或未经批准擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）篡改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第七章 附 则
第二十八条 本办法由学校办公室负责解释。
第二十九条 本办法自印发之日起执行。
