一、归档范围
各学院《新生入学登记表》（纸质材料）
二、整理流程及要求
1.排序及组件
每名新生需填写3份入学登记表：一份留存学生所属二级学院；一份装入学生本人档案袋，暂存学工处学生档案室；一份以班级为单位收集整理成册后由部门档案员移交学校综合档案室。
每个班级的新生入学登记表装在同一册中，同一个专业的班级按照班号升序排列。
2.加盖公章
新生入学登记表必须加盖所属学院公章，要求印章边缘和字迹清晰，盖在左下角学院名称处。
3.编写页码
①每个班级以一本（件）为单位编制页码。每本（件）一个流水页号，即每本材料从“1”开始编制页码。
②页号编写：页号编写在材料的右上角和反面的左上角位置。页码统一从目录当页开始编写。（注：页码必须使用铅笔编写，切勿用圆珠笔、水性笔、红笔等。不得随意涂黑或画“×”，保持材料完好无破损。）
③见字编页，手书内容除外。空白页不编页码。
4.编写文件目录
目录编写内容包括“序号、学生名单、学号、页号及备注”(格式见附表1)。
5.修整
归档文件装订前，对不符合要求的文件材料进行修整。归档文件有破损的，应予以修复；字迹模糊或易褪变的，应予复制；按升号排列调整好放错班号及放反、放倒的登记表；将粘贴不牢固的学生照片粘贴牢固。
6.装订
移交至综合档案室时用夹子等装具临时固定，无需订书机或其他工具装订，由综合档案室后期统一整理。
三、归档时间
新生入学登记表于当年12月31日前移交，具体时间以综合档案室通知为准。
四、归档手续
档案移交时必须填写移交目录（格式见附表2），一式两份，经综合档案室工作人员验收核对，合格后双方签字，各持一份备查。
附表：
1.《武汉职业技术学院新生入学登记表》目录
2.《武汉职业技术学院新生入学登记表》移交目录
附表1:
《武汉职业技术学院新生入学登记表》
目 录
学院 班
序号 | 学生姓名 | 学号 | 页号 | 备注 | 序号 | 学生姓名 | 学号 | 页号 | 备注 |
1 |
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| 19 |
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2 |
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| 20 |
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3 |
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4 |
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5 |
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6 |
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7 |
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8 |
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9 |
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10 |
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11 |
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13 |
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14 |
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15 |
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17 |
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18 |
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附表2:
《武汉职业技术学院新生入学登记表》移交目录
学院
序号 | 班级名称 | 学生人数 | 本（件）数 | 备注 |
1 |
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2 |
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3 |
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4 |
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5 |
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6 |
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7 |
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8 |
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9 |
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10 |
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11 |
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12 |
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13 |
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14 |
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15 |
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16 |
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...... |
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移交单位（盖章）： 交接时间：
移交人（签字）： 档案室接收人（签字）：
