武汉职业技术学院毕业生合影照片归档指南

一、归档范围

应届毕业生集体合影照片归档时，需同时移交毕业生合影的数码照片和其冲印出来的纸质照片。

二、归档材料的质量要求

（一）纸质照片的归档要求

1.归档的纸质照片以数码照片为基底冲印，二者在图像上必须保持一致；

2.推荐采用8寸（20.3cm*15.2cm）规格冲印，照片中人数太多时，可适当调整冲印规格；

3.须将《照片背面文字说明》（附表1）附在照片背面，并将照片与该文字说明塑封成一体。

（二）归档数码照片的质量要求

1.归档的数码照片必须为原始图像，不得对图像进行技术处理，数码照片以JPEG格式存储，要求图像清晰、内容完整，文件大小不得低于900K；

2.归档的数码照片需选用只读光盘CD-ROM存贮，光盘要求质量优良，不磨损、不划伤。

三、归档文件整理流程

1.图像采集：毕业合影以班级为单位拍摄。

2.技术处理：在数码照片正上方注明“武汉职业技术学院20XX届XX学院XX班毕业生合影”和拍摄时间（时间格式用8位阿拉伯数字，如20170606）。

3.信息著录：填写Word版本的《照片背面文字说明》、《毕业生合影归档目录》（附表2）。

 4.储存与命名：同一归档单位的归档材料建立总文件夹，文件夹以“学院+年度+毕业生合影”命名，例如：电子信息工程学院2020届毕业生合影；在总文件夹下按专业名称建立层级文件夹，每个文件夹内，以班级名称命名第三层文件夹，内容对应该班级合影数码照片以及照片背面文字说明,如下图所示：

5.刻盘：光盘刻制内容包括总文件夹、毕业生合影归档目录清单；光盘以“学院+年度+毕业生合影”命名。

6.填写光盘说明文件：每张光盘需填写一个说明文件（Word文档格式），说明文件要包括学院名称、光盘内容、光盘容量等，用以说明盘内信息（详见附表3）。

7.冲印照片：将数码照片冲印纸质照片，打印《照片背面文字说明》，并将二者塑封成一体，然后以班号为序排列。

8.打印归档目录：打印《毕业生合影归档目录》（一式二份），归档人签字并加盖学院公章。

四、归档时间

毕业生合影于当年12月31日前移交，具体时间以综合档案室通知为准。

五、归档手续

将只读光盘（内含以“学院+年度+毕业生合影”的文件夹）、《归档目录》（一式二份）、纸质照片移交到综合档案室，由接收人和移交人现场核对无误后，双方在归档目录上签字，各持一份备存。

不符合归档要求的归档材料需改正后再向综合档案室移交。

附表1：照片背面文字说明

附表2：毕业生合影归档目录

附表3：光盘说明

附表1

照片背面文字说明（模版）

拍摄地点：XXX

摄影者：XXX

姓  名：（从前往后，从左至右）

第一排：张某某（**课教师），李某某，王某某（院长）

第二排：刘某某（辅导员），李某某，赵某某

……

注：学校和学院领导、教师须在人名后注明职务，如：张某（学院副书记）、李某（学院院长）、张某（学工部老师）、王某某（**课教师）

附表2

武汉职业技术学院毕业生合影归档目录

本次移交照片数总计：       张

归档单位（盖章）：          归档时间：   

部门整理人（签字）：        综合档案室接收人（签字）：

附表3

光盘说明

注：

1.学院名称：填写学院名称全称

2.光盘内容：年度+“毕业生合影”。

3.照片数量：光盘内所含毕业合影班级数量。

4.制作时间：制作数码照片光盘的时间，用8位阿拉伯数字表示，例如20200630。

5.制作人：制作数码照片光盘人员的姓名。