声像档案是指单位或个人在党建、宣传、教学、科研、管理等活动中，通过摄录或扫描形成的具有保存价值的照片、图像、录像带、录音带、唱片、光盘片、磁盘、缩微片、幻灯片等。声像档案具有生动形象的特点，可为教学、科研、管理提供生动形象的依据和凭证。声像档案同其它载体档案一样，也是学校各项活动的真实历史记录，是学校的宝贵财富。
一、声像档案工作实行集中统一管理的原则。全校凡有形成和产生声像档案的单位，均应按综合档案室的统一规定和要求，做好声像档案的收集、整理、归档工作。形成的声像档案经整理立卷后，应及时或分阶段向综合档案室移交。
二、传统相机拍摄的照片，照片和底片应同时归档；用数码相机、扫描仪等电子设备获得的静态图像，收集时应将其转换为JPEG、TIFF通用文件格式，再将其整理分类归档；用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态影像文件，收集时应将其转换为MPEG、AVI通用文件格式，再将其归档；用音频电子设备获得的声音文件，收集时应将其转换为WAV、MP3通用文件格式，再将其归档。
三、归档的照片、图像、视频、音频等文件，都要附以文字说明。文字说明的内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者等六要素。
