为做好学校科技档案工作，保证科研、基建、设备类档案归档案卷质量，对相关部门提出以下要求：
一、立卷原则（对各门类档案的案卷质量总的要求）：严格按照《武汉职业技术学院档案归档范围和保管期限》进行归档，遵循文件材料的形成规律，保持彼此有机联系，便于保管和利用。
二、卷内文件应准确地反映学校科研、基建、设备等管理活动，归档的文件材料必须系统、完整、真实。
三、卷内文件材料应区分不同情况进行排列：管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列，基建、科研、设备按类型、项目分类组卷，按一事一件、分类组卷的原则将密不可分的文件材料依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；定稿在前，底稿在后。
四、卷内文件材料应按顺序依次编写页号，并统一在有文字内容的每页材料的右上角、反面的左上角编写；卷内文件目录必须按规定的格式逐件填写。对文件的原有题名不得随意更改和简化；没有题名应拟写题名，对重新拟写的题名应加上[ ]；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚后填入有关表项内；卷内文件目录放在卷首。
五、有关卷内文件材料的情况说明（包括组卷和案卷利用过程中需要说明的问题）应逐项填写在备考表内，若无情况说明可不填。立卷人、检查人在备考表上签名并注明检查时间，备考表置卷尾。
六、卷内不同尺寸的文件要折叠为统一幅面；图纸折叠成手风琴式A4纸大小的规格。除特殊要求外，档案的案卷格式和各种图表的外型尺寸应统一。
学校办公室综合档案室
2021年9月
